Migliori distruggi documenti del 2024

Il modo più sicuro per difendere la privacy

Succede spesso che ci si ritrovi a dover eliminare faldoni di documenti scaduti e non sapere da dove iniziare. Negli uffici molto grandi i documenti che contengono numerosi dati personali si sprecano, così come negli studi medici, dove è facile sbagliare una ricetta o una prescrizione, o nelle agenzie assicurative, in cui ogni giorno vengono chiuse le pratiche di un alto numero di clienti. La legge impone alle grandi aziende la distruzione di tutta la documentazione relativa a terze persone dopo un determinato numero di anni. Un distruggi documenti è l’unico macchinario capace di ridurre a brandelli più fogli in pochi secondi, il solo modo di tutelare la privacy dei clienti. Il suo utilizzo non è consigliato solo alle aziende, ma anche a chi si sente più sicuro nel fare a pezzi bollette, contratti scaduti e qualsiasi tipo di documento contenente le proprie informazioni personali, prima di gettarli al secchio.

Spesso questi macchinari da ufficio vengono differenziati in base al tipo di taglio che effettuano, che sono di due tipi: incrociato o a strisce. Il livello di sicurezza è dato dal numero dei pezzi di carta ottenuti.

Lame che effettuano un taglio incrociato riducono il foglio in pezzi piccoli come coriandoli

Il taglio a strisce divide il foglio in striscioline di circa sei millimetri di grandezza, il taglio incrociato invece riduce un A4 in coriandoli, con un aumento del livello di sicurezza quando i pezzi ottenuti sono di piccole dimensioni. Alcuni tritafogli tagliano i fogli in quadratini di circa quattro millimetri, altri al di sotto dei tre millimetri. In quest’ultimo caso si parla di taglio a microframmenti. Una volta che il foglio viene fatto passare attraverso le lame del macchinario, è impossibile ricostruirne il contenuto.

Il livello di sicurezza viene indicato con una sigla costituita da una lettera P a cui è associato un numero. I livelli più bassi, P-1 e P-2, riducono un foglio a un massimo di 75 strisce, un grado di sicurezza abbastanza basso. Il taglio incrociato dei livelli P-3 e P-4 produce invece dai 300 ai 400 frammenti e nonostante il livello di sicurezza sia medio, il foglio difficilmente può essere ricomposto. A P-5 e P-6 corrisponde un livello alto, nel primo caso il foglio è ridotto in 2000 brandelli, nel secondo in 6000. Si parla di P-7 quando il numero dei frammenti è pari a 15000, più adatto forse a documenti riguardanti un segreto di Stato piuttosto che alla pratica di un notaio.

Tutto quello che può tagliare

All’interno possono essere inserite anche graffette e fermagli di metallo, purché di piccole dimensioni, per questo non è necessario dividere un plico prima di farlo passare attraverso le lame. Frugando tra i cassetti, chiunque può trovare bollette scadute, ricevute di ristoranti o alberghi, il bollo dell’auto pagato anni addietro, ricevute di affitto. Non è risaputo però che tutti questi documenti perdono valore dopo un determinato periodo di tempo.

Se per le fatture delle strutture ricettive si parla di sei mesi, per il bollo devono passare almeno tre anni. Le bollette dell’utenza domestica perdono valore legale dopo cinque anni, quelle relative a un contratto con un operatore di telefonia mobile scadono dopo dieci anni. Ecco altri esempi di documentazione inservibile che spesso si trova in casa:

• Vecchi contratti per schede sim o per abbonamenti tv
• Vecchi promemoria dei bancomat
• Ricevute di vecchie raccomandate
• Vecchie dichiarazioni dei redditi
• Fatture di fornitori
• Ricevute d’affitto
• Cambiali

Tenere tutta questa carta in un cassetto è praticamente inutile, ma per motivi di sicurezza non si possono semplicemente accartocciare e buttare al secchio. Un distruggi documenti    invece permette di liberarsene in modo sicuro e veloce.

Possono fare a pezzi una carta magnetica alla volta ottenendo un lavoro perfetto

Carte di credito e fidelity card dei supermercati possono essere distrutte dalla maggior parte dei trita carta. Tenendo conto del fatto che le leggi antiriciclaggio e la lotta all’evasione fiscale stanno spingendo i governi occidentali a limitare il quantitativo di soldi circolanti, sostituendo il denaro liquido con delle schede magnetiche in cui accreditare stipendi e compensi, ridurre in pezzi i bancomat scaduti può essere una mossa felice. Infatti le schede magnetiche, anche se smettono di funzionare, trattengono in memoria le informazioni personali che sono state precedentemente caricate. Inutile ripetere quanti dati si possono trovare all’interno di una piccola striscia magnetica e quanto pericoloso sia non tagliarla prima di liberarsene.

Le tessere rilasciate dai supermercati, le classiche raccogli punti che danno diritto a sconti, al loro interno contengono le informazioni personali dei clienti. Anche in questo caso prima di buttarle è sempre meglio ridurle in pezzi. Alcuni modelli, inoltre, possono distruggere anche dvd, cd e Blu Ray.

Varie funzioni

Il numero di fogli che è possibile triturare in un colpo solo varia da modello a modello. Un’altra differenza riguarda il tempo in cui il trita carte può lavorare ininterrottamente. Essendoci contatto tra le lame, si surriscaldano facilmente, quindi necessitano di una pausa prima di poter essere rimessi in funzione. Il numero di minuti passati in fase di stop varia da modello a modello, ma in generale più è lungo il ciclo di lavoro continuo, più tempo ci vuole per raffreddarsi. Per prevenire qualsiasi malfunzionamento dato dal surriscaldamento, nella maggior parte dei modelli si accende una spia e si attiva un sistema che mette in blocco il motore sino a quando la temperatura non è tornata normale. In quasi tutti i modelli sono presenti le stesse funzioni, quelle di base sono:

1. Funzione automatica
2. Funzione reverse
3. Blocco delle lame

Queste opzioni servono ad ottimizzare il lavoro di distruzione dei documenti. La funzione “automatico” viene azionata per mettere la macchina distruggi documenti in preallarme: non appena i fogli vengono avvicinati alla fessura, le lame si attivano da sole e il pezzo di carta viene inghiottito. Per capire l’utilità di questa funzione basti pensare al tempo impiegato per premere un pulsante dopo aver poggiato i fogli nella fessura, magari dovendosi sporgere dalla sedia.

La funzione denominata reverse è utile quando la carta si incastra impedendo alle lame di ruotare correttamente. Anziché tirare il foglio e correre il rischio concreto di strapparlo lasciando brandelli di carta tra le lame, basterà spostare il cursore sulla funzione reverse per far girare il rullo al contrario.

Le icone poste sul coperchio indicano cosa è possibile inserire nella fessura

Le lame di qualsiasi modello hanno bisogno di essere lubrificate regolarmente, circa una volta al mese a fronte di un utilizzo sostenuto, preferibilmente utilizzando oli vegetali specifici o in alternativa fogli già oliati per distruggi documenti. Un’altra operazione da fare una volta concluso il ciclo di lavoro è quella di attivare per alcuni secondi la funzione reverse, così da far cadere i brandelli di carta rimasti incastrati tra le lame.

L’importanza del cestino

Una delle caratteristiche da prendere in considerazione è la capienza del cestino. Se a prima vista questa nozione può sembrare di poca importanza, bisogna ricordare che spesso in un ufficio, viene condiviso da più colleghi. La quantità di carta triturata si moltiplica e a meno che non si voglia svuotare il cestello di frequente, è meglio valutare l’utilizzo che ne verrà fatto. Le misure del cestino variano da modello a modello, alcuni possono superare i venti litri, altri ne misurano quindici, altri ancora si attestano intorno ai dieci. La capienza è direttamente proporzionale alla grandezza del macchinario, quindi tra le cose da valutare c’è anche lo spazio dell’ufficio o della casa che si vuole destinare al distruggi documenti. Oltre a occupare più spazio, i trita documenti con cestino capiente sono anche più pesanti, per questo spesso sono dotati di ruote che permettono di spostarlo con facilità.

Il cestino ha una forma stretta mentre il coperchio in cui è contenuto il motore è bello pesante, un modo per evitare che il distruggi documenti si rovesci a causa di urti accidentali. Di norma quelli più grandi sono tenuti al lato della sedia, quelli più piccoli invece possono essere poggiati sia sulla scrivania, sia sul pavimento. Di certo trovandosi in un grande ufficio il cestello ampio si rivela una scelta azzeccata, ma per i piccoli uffici o per l’uso casalingo la scelta più idonea potrebbe essere un distruggi documenti più piccolo, meno ingombrante, soprattutto se si ha la necessità di usarlo saltuariamente. Da ricordare inoltre che la carta tagliata a pezzi occupa molto meno spazio rispetto a quando viene accartocciata.

I comuni cestini da ufficio sono piccoli e si riempiono velocemente, un distruggi documenti invece viene svuotato meno volte perché impiega più tempo a colmarsi. Nonostante ciò, è buona abitudine non aspettare che sia pieno perché più spazio c’è tra le lame e il fondo del cestello, più il macchinario lavora meglio surriscaldandosi di meno. I cestelli dei distruggi documenti hanno quasi sempre una comoda finestrella da cui è possibile verificare la quantità dei residui di carta così da poter decidere qual è il momento migliore per svuotarlo. In alcuni modelli il cestino si sgancia dal coperchio, in altri viene separato dalla struttura tirandolo per mezzo di una fessura. In entrambi i casi bisogna accertarsi di aver prima staccato la spina.

Una scelta ecologica

Altra considerazione importante è che la carta sminuzzata è più facile da trasportare e se smaltita attraverso la raccolta differenziata può essere riciclata, contribuendo al rispetto dell’ambiente. Se si pensa che con una tonnellata di fogli di giornale si può risparmiare una tonnellata di legno, allora diventa chiaro come il dotarsi di un distruggi documenti vuol dire innanzitutto fare una scelta responsabile nei confronti dell’ambiente.

Se ci si abitua ad utilizzarlo per smaltire tutta la carta che ci capita tra le mani, è molto difficile che fogli di giornale possano mischiarsi a rifiuti comuni. Gli oli utilizzati per bagnare i fogli durante la manutenzione vanno in questa direzione, essendo di origine vegetale. I distruggi documenti sono composti prevalentemente da plastica e possono essere smaltiti con più facilità rispetto ad altri oggetti tecnologici come computer e smartphone. L’utilizzo di un distruggi documenti è consigliato quando

1. C’è la necessità di fare spazio in casa o nell’ufficio
2. Si vogliono eliminare vecchi documenti scaduti
3. Si devono distruggere informazioni importanti e riservate
4. È necessario eliminare le carte di credito e le fidelity card inutilizzate

Ci sono altri vantaggi derivanti dall’utilizzo di un distruggi documenti. Se si hanno bambini piccoli ad esempio è possibile riutilizzare i residui di giornali come coriandoli durante il Carnevale, o ancora per stimolare la loro creatività facendo ad esempio dei lavoretti di cartapesta. Questo materiale di facile creazione è composto da colla e da numerosi fogli di giornale ridotti in piccoli pezzi, possibilmente della stessa dimensione. Riutilizzare materiali di scarto è anche un ottimo insegnamento per i più piccoli, un modo come un altro per fargli capire il rispetto per l’ambiente.

Prima di concludere è bene ricordare alcune cose da tenere a mente quando si utilizza un distruggi documenti. Innanzitutto è necessario inserire nel macchinario solo quanto riportato sul libretto delle istruzioni. Ad esempio non possono essere inseriti fogli adesivi per non rischiare che la colla rimanga attaccata tra le lame; le buste delle bollette possono essere distrutte, ma prima devono essere liberate della plastica trasparente; i cartoncini troppo grandi invece potrebbero creare danni alle lame.

Non bisogna dimenticare che i distruggi documenti sono fatti per distruggere normali fogli A4 che possiedono un loro peso specifico. Il comune foglio da stampante pesa infatti settanta o ottanta grammi, naturalmente il maggiore peso è dato dal maggiore spessore. Se si devono tagliare un cartoncino e dei fogli in una volta sola, bisogna tenere conto delle misure di entrambi e adeguare la quantità di conseguenza. Cartoni più grossi come quelli delle confezioni di scarpe non sono adatti a un comune distruggi documenti e potrebbero rompere le lame.